- Що собою являє штатний розклад
- Куди може знадобитися виписка
- Чим відрізняється виписка від копії
- Чи треба подавати заяву на отримання виписки
- Чи має право роботодавець відмовити в отриманні виписки
- У якому вигляді вона може бути
- формат виписки
- Якщо виписка складається з декількох листів
- Хто робить виписку
- Хто повинен запевнити виписку
- Чи треба завіряти печаткою
- Облік і реєстрація виписки
- Скільки часу діє виписка
- Зразок виписки з штатного розкладу
У деяких випадках співробітникові організації може знадобитися виписка з штатного розкладу. При її складанні представник роботодавця повинен дотримуватися певних правил.
Що собою являє штатний розклад
Штатний розклад - один з основних документів підприємства. Воно може бути зроблено за уніфікованою формою або ж у вільному вигляді. У штатний розклад входять відомості про всі штатні одиниці організації, їх розподілі по структурним підрозділам, дані про заробітну плату (оклад, тарифну ставку, всіляких надбавки) та інша подібна інформація. Цей документ не є строго обов'язковим, тому невеликі компанії, в яких працює всього кілька людей, використовують його досить рідко, а ось у великих організаціях він практично завжди є в наявності.
ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк виписки з штатного розкладу .doc Завантажити зразок виписки з штатного розкладу .doc
Штатний розклад відноситься до «закритим» документам, які складають комерційну таємницю підприємства, тому надання його в повному вигляді куди-небудь неможливо (за винятком різних наглядових відомств - по виходить від них вимогу), а ось часткову виписку роботодавець зобов'язаний дати будь-якій зі своїх підлеглих, якщо від будь-кого з них надійде відповідний запит.
Куди може знадобитися виписка
Виписка може знадобитися для надання в державні структури: наприклад, в фонд соціального страхування, в податкову службу або трудової інспекції, пенсійний фонд.
Також виписка буває потрібна в банківських кредитних установах, для вступу в саморегульовані організації, для участі в тендерах і торгах.
Чим відрізняється виписка від копії
З першого погляду може здатися, що копія і виписка - рівнозначні документи. Насправді це не так. Копія - це папір, повністю ідентична оригіналу.
Виписка ж - це лише якась невелика частина документа. Зазвичай у виписці з штатного розкладу зазначаються відомості, що стосуються тільки окремо взятої конкретної штатної одиниці. І в неї ніколи не входять дані з «шапки», тобто реєстраційний номер штатного розкладу, дата його створення та період дії (це те, що потрібно тільки для внутрішнього використання). Також в неї практично ніколи не включається інформація з заключного розділу, в тому числі реквізити компанії і підписи відповідальних співробітників.
Чи треба подавати заяву на отримання виписки
У деяких випадках на підприємствах дійсно встановлено вимогу про написання зацікавленим співробітником заяви на отримання виписки. Це не обов'язково, але якщо таку умову є, його слід виконати і, згідно зі стандартними правилами роботи з різними заявами, воно повинно бути розглянуто представником роботодавця протягом трьох днів з моменту отримання.
Чи має право роботодавець відмовити в отриманні виписки
Відповідно до російського законодавства співробітник підприємства має право отримувати будь-яку інформацію від свого роботодавця, що стосується його особисто.
Відносно виписки з штатного розкладу діє лише одна норма: щоб її отримувати співробітник компанії повинен позначити, для надання в яку інстанцію вона йому знадобилася. Але навіть якщо з якоїсь причини він не може або не хоче цього зробити виписка все одно повинна бути йому видана.
У якому вигляді вона може бути
На відміну від копії, для виготовлення якої початковий бланк найчастіше просто розмножується за допомогою копіювальної техніки, до виписки підхід може бути більш широким. Припустимо робити виписку від руки, переписуючи тільки ту частину розділу, яка безпосередньо стосується працівника, який перебуває на конкретній посаді - це зручно в тих випадках, коли потрібно копіювати кілька різних частин виписки, розташованих не по порядку (в цьому випадку важливо не спотворювати суть інформації) . Крім того, виписку можна зробити за допомогою фотоапарата (мобільного телефону, планшета і т.п.) і того ж копіра.
формат виписки
Нерідко в організаціях є спеціальний бланк, застосовуваний для виписок з штатного розкладу. При необхідності потрібно всього лише внести в нього всі необхідні дані і запевнити належним чином. Такий порядок дозволяє дотримати інтереси підприємства і заодно істотно спрощує роботу кадровиків. Але якщо регламенту видачі виписки і стандартного формуляра немає, то виписку дозволяється робити в довільному вигляді.
Якщо виписка складається з декількох листів
Іноді виписки з штатного розкладу можуть включати в себе не одну, а кілька сторінок. У цих випадках всі вони нумеруються, і скріплюються суворої ниткою (НЕ степлером!).
Після цього на вузлик приклеюється паперовий прямокутник і на ньому вказується, скільки листів містить виписка, робиться напис про те, що «копія вірна», ставиться дата і підпис відповідального співробітника.
Хто робить виписку
Зазвичай виписка складається у відділі кадрів, оскільки саме в цей структурний підрозділ зберігається штатний розклад. Її може зробити керівник кадрового відділу або хто-небудь з фахівців, уповноважених розпорядженням керівника підприємства на видачу виписок (у тому числі секретар або юрист організації).
Хто повинен запевнити виписку
Виписка має бути засвідчена декількома працівниками підприємства. В першу чергу директором або особою, тимчасово виконуючим його функції. Також під документом повинні розписатися начальник структурного підрозділу і працівник відділу кадрів.
Свій автограф у виписці повинен залишити і співробітник, для якого вона призначена.
Чи треба завіряти печаткою
Друк у виписці ставити не обов'язково з тієї причини, що з 2016 року юридичні особи нарівні з ІП мають повне право не застосовувати в своїй діяльності штемпельні вироби для посвідчення паперів. Однак якщо в обліковій політиці фірми є умова про використання різного роду штампів, то, звичайно, бланк виписки потрібно завізувати.
Облік і реєстрація виписки
Будь-які документи, які виходять із відділу кадрів і завіряються співробітниками підприємства, підлягають обов'язковому обліку і виписка тут не є винятком. Відомості про документ слід обов'язково внести в спеціальний обліковий журнал, позначивши його номер і дату видачі. Також потрібно зробити позначку про надання витягу в особовій справі працівника, який зробив запит на її отримання.
Скільки часу діє виписка
Як правило, термін дії виписки обмежується одним роком (тобто рівно стільки часу, скільки діє саме штатний розклад). Але в деяких випадках він може бути і менше, за умови, що відповідна позначка є в самому документі.
Зразок виписки з штатного розкладу
Якщо вам надійшла заява на надання виписки з штатного розкладу, а ви її раніше ніколи не робили, скористайтеся наведеними нижче прикладом і коментарями до нього - з їх урахуванням ви без праці зробите необхідну папір.
- На початку слід вказати власне назва документа, потім напишіть дату видачі виписки і нижче - назва організації (повне або скорочене - зазвичай без різниці).
- Після цього переходите до основної частини. Копіюйте з штатного розкладу тільки ту інформацію, яка потрібна в даному конкретному випадку, тобто назва посади, структурний підрозділ підприємства, кількість штатних одиниць на даній посаді, докладні відомості про заробітну плату.
- Не зайвим буде зазначити і період дії виписки, а також у міру необхідності - організацію, для надання в яку вона видана.
- Якщо штатний розпис містить ще якісь пункти, їх також потрібно включити в виписку.
- На завершення бланк підписується відповідальними особами та проштамповувати.
